校属各单位：
根据学校具体工作安排，新学期财务报销工作定于2015年9月7日（星期一）正式启动，请各单位根据年初下达预算经费情况，尽快安排核销下学期发生的各项支出，加快预算经费执行进度，提高财政资金使用效益，省国库支付系统将于2015年12月20日关闭。为了贯彻落实9月5日学校召开的“加强党的领导，推进依法治校”专题培训班的会议精神，现对新学期财务报账工作作如下提示：
1、财务处设立财务审核岗。根据检查组的意见，为了维护学校财经运行秩序，保障财经工作良好运转，同时也是为了保护各部门主要负责人正确行使权利，学校财务处将设立财务审核岗，由处长或副处长兼任。自2015年9月1日起学校所有的开支均须经财务审核岗人员签字后再由部门负责人、分管校领导、分管财经校领导、主要校领导签批予以列支。具体签批金额范围为：1万元以内的支出由经办人、证明人、财务审核人、本单位经济责任人（一般为单位主要负责人或指定的负责人）审批；10001---50000元的支出须由经办人、证明人、财务审核人、本单位经济责任人、分管校领导审批；50001元至20万以上的支出的须经办人、证明人、财务审核人、本单位经济责任人、分管校领导、分管财经校领导审核；20万元以上须经学校主要领导同时审批方可支出。经办人签署时要写明详细的事由，证明人要签署“情况属实”，财务审核人员要签署“已审核”，部门负责人须签署明确意见“同意报销”同时签明经费渠道或项目名称。
2、停止各部门自筹经费和院内津贴项目的使用。从9月起停止各部门自筹经费和院内津贴的使用、停止各类劳务费、加班费、评审费、奖励等一般性支出。
3、严格按照规定和批复发放津补贴。停止发放所有的校内职工劳务费、监考费、评审费和慰问费等，今后所有发钱的项目均须由人事处按照规定审核并通知财务处才予以发放。职工住院慰问不得再以现金形式进行慰问，从2015年9月起职工住院和离退休职工生日慰问只能以实物（鲜花、牛奶、水果或蛋糕）形式，也不得再报销花圈费。停止报销女职工生产费用和取消职工直系亲属去世慰问。上级主管部门的各级领导到校不管任何理由都不得发放评审费、劳务费、讲座费等。学校邀请的专家和学者到校开展学术讲座可以按照相应的标准发放劳务费，但必须到税务局开具税票同时款项要支付到相关专家的银行卡中。
4、严格执行湖北省公务接待管理规定。2015年9月起学校所有报销的招待费均要按照“一函三单”的原则，即接待函、派餐单、菜单、就餐人员名单，同时要一事一结，不允许集中结算餐费和酒水，陪餐人员不得超支，接待对象10人以内3人陪餐，超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一，酒水200元以内，校内接待用餐暂定每人每次不超过50元，校外定点酒店接待一般每人每次原则上不超过80元。
5、严格按照政府采购目录范围进行设备购置，处置资产要按规定办理。所有的设备购置均须按照政府采购程序进行采购，各部门、各项目经费负责人、各科研项目负责人要对次年采购的设备进行准确的预测，提前谋划，在学校每年9月上报“一上”预算时将设备购置明细清单报资产装备处，由装备处录入政府采购系统，便于次年购置，否则今后将学校无法购置也无法付款。苹果品牌的所有设备不在政府采购目录里，不得申请购置。处置的固定资产必须符合最低使用年限（计算机、打印机5年，复印机6年或印数30万张，扫描仪、传真机等6年，投影仪、照相机、摄像机等8年，会议室扩音系统10年，空调8年，办公家具10年），并经过技术（职能）部门认定为无法继续使用。同时报省教育厅和省财政厅批准后，按规定进行资产处置，处置收入统一纳入学校预算。
6、规范使用财政票据。票据必须使用财政厅统一印制的票据，各部门、各院系也不得使用不合规的票据，同时票据的内容必须真实。不得报销旅游公司的票据，签署有“纪念品”、“奖品”、“旅游费”和“烟”的票据一律不予报销，无论何种理由，发票抬头是“个人”的票据一律不予报销。当年取得的发票原则上必须当年报销，特殊情况经批准可以第二年报销，超过两年以上的发票财务处不予报销。取得的国外发票，必须翻译成中文，并由翻译人签字，财务处根据发票取得时的汇率换算成人民币后报销。
7、规范结算办公用品、印刷费、电脑耗材、科研试剂等费用。
各部门购置办公用品、电脑耗材、办公耗材、科研试剂等必须由资产管理处统一采购、供货，由学校财务处将货款转账到供货单位账户。因特殊需求确需自行购买办公用品、电脑耗材、办公耗材、科研试剂的单位须经资产管理处审核批准方可购买，货款一律支付到供货单位账户，未经批准自行采购办公用品、电脑耗材、办公耗材所发生的费用财务处不予核销。购置办公用品、电脑耗材、办公耗材的发票必须为真实合法的票据，发票上必须有单价和数量及付款单位等要素，发票开具后须加盖开票单位的发票专用章或财务专用章方可报销。
印刷费、复印费报销需附由经办人、证明人和审批人同时签字确认的印刷装订明细单，印刷装订明细单上应载明印刷内容、数量、单价等信息。印刷费结算款项一律转账到各印刷厂对公账户。以各种方式垫付的印刷费、复印费（公务卡除外）一律不予核销。
购买副食，须由经办人、证明人及审批人共同签字确认，书面说明购买理由，同时附上购置清单，购置清单上须注明品名、单价、数量等信息，500元以上报销款项一律转账到供货单位或由职工使用公务卡结算。
8、严格出差审批制度和按规定标准核算差旅费。所有出差必须履行提前报批制度，落实经费渠道，严格控制出差人数和天数。所有出差人员必须填写《湖北医药学院公务差旅审批单》。严肃财经纪律，强化审核监管，任何职工不得违规报销差旅费，必须按照规定标准核销住宿费、车船费和出差补助。严禁自带私车（不报销油费、过路费等）；住宿按标准报销，超支自负。
9、加强科研经费管理。科研经费属学校收入，纳入统一管理，学校是科研经费管理的责任主体，校长对科研经费的使用与管理承担领导责任。科技处是科研活动的基层管理单位，对学校科研经费的使用和管理承担监管责任；科研项目负责人是科研经费的直接责任人，对科研经费的使用和管理承担法律责任。凡列入学校收支的科研经费，必须来源合法、去向合规。科技处与财务处要积极配合做好科研经费的清理工作，加强项目管理，科研经费尤其是试剂材料费，劳务费等支出必须按照项目预算批复或合同的支出范围和标准进行财务报销。
10、规范结算基建维修款。基建维修工程付款一般一年安排付款两次，春节前和9月份开学后。付款程序：财务处根据学校资金情况提出付款额度---校领导审核同意----装备处和后勤处根据付款额度按照合同签定情况和工程完成进度拿出详细付款计划---分管校领导审核---分管财务校领导审核---主要校领导审核----财务处按计划付款（一律支付到签定合同的单位帐户，不得支付到个人名下），一律按合同付款，工程量增加部分要完善手续，增加部分的付款原则上审计完成后方能付款。
11、严格执行公务卡结算制度。学校要加强公务卡管理，严格执行公务卡强制结算制度。凡公务卡强制结算目录范围内的项目，必须采用转账或公务卡结算方式结算，并在报销时出具公务卡刷卡小票，未使用公务卡消费的支出财务部门将无法核销。
12、加强预算绩效管理，提高预算支出绩效
各部门、各院系要加大预算执行进度，截止9月5日，全校的执行进度仅为45%，12月20日省财政厅将关闭国库支付系统，这三个半月的时间（实际工作时间只有72天）请各部门根据年初下达的预算资金尽快使用，以免学校的资金被财政厅收回。
13、党建支部集体活动开支须附活动方案，方案应包括活动主题、内容、时间、地点、参加人员及经费预算明细等，方案经组织部审批备案后到财务处进行核销，基层党支部活动经费不得用于餐饮、观光、娱乐等支出，所有开支均通过职工公务卡或单位转账进行结算。
14、学生活动费报销。学生活动费主要用于学生开展各种形式的活动及学生组织的各种社团活动的所需费用开支；每次活动应当一事一结，报销时应当提供活动方案及活动预算，凭正规票据及时到财务处报销，不得将多次活动费用累加报销；大宗购物应当将采购计划报资产装备处统一采购，不得自行采购。学生活动等用途零星食品500元以上的购置须使用公务卡或单位转帐进行结算，500元以下现金支付书面说明理由可以支付现金。
15、火车票、论文版面费等均可用公务卡网上支付，确因特殊情况版面费无法通过网上支付的，可先到财务处办理借款手续，由财务处直接转款给刊用单位，待发票收到后持发票到财务处核销冲帐；如同一天有两笔或以上相同消费金额（主要指网上支付无刷卡小票）的情况，须合并一笔付款或组合成不同金额付款，以免国库支付系统无法识别下载消费明细，造成无法报销。若特殊情况无法转账的，经办人详细说明情况经科技处、财务处核实后支付到职工工资卡。
16、为适应省财政厅、教育厅对高校财务管理的要求，为了加强财务基础知识，以利更科学、规范、严谨的服务广大教职工，财务处在每周一至周三办理缴费、报销、借支等业务，每周四、周五停止对外办公，集中时间处理财务内部事务和上级业务主管部门及对口业务往来单位的联系和沟通。每周四、周五如遇紧急重大开支情况，经财务处负责人批准，由专人另行办理。
17、按照《会计法》规定对不真实、不合法的原始凭证，财务人员有权不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证有权要求退回。
18、职工查询工资、借款、项目经费网址为：
http://218.197.48.46/(S(m4bochfhkn1rbr3znodbga0o))/default.aspx ,用户名为职工号，初始密码为职工号。
19、各学院查询本院学生欠费网址为：
http://218.197.48.37:8083/fee_xbb/index.jsp，用户名及密码已下发至学工负责人。
20、学生查询本人欠费及网上缴费网址为：
http://218.197.48.12/pay/index.jsp，用户名为学号，初始密码为身份证号。
财务处2015年9月6日
